每个工资系统都需要的 6 大功能

工资单。在全球各地的办公室里，“工资单”这个词通常都不太好理解。人力资源部门，尤其是工资部门，尤其害怕它每周、每两周或每月出现。

幸运的是，几乎所有管理问题都有软件解决方案。为了摆脱与工资相关的管理难题，各大公司都在寻找理想的工资软件。

虽然市面上有很多软件解决方案，但并非所有软件都具备理想的薪资相关功能，能够简化所涉及的各种流程——尤其是在薪资管理不仅仅涵盖工资支付的情况下。从薪酬管理自动化到工资税管理，薪资软件需要具备一系列不同的功能，才能被视为一个强大而完整的系统。

1.薪酬管理自动化

一个能够根据薪酬变化进行更新的自动化系统，是强大、全面的薪资解决方案的关键功能之一。毕竟，自动化的初衷就是为了改进繁琐耗时的流程。否则，人力资源和薪资部门就只能用纸笔和一墙之隔的文件柜来处理各种工作了。

管理健康报销和灵活支出账户

薪酬管理自动化功能远远超出了工资和薪金管理的基础范围，可以处理从工人薪酬、奖金和最低工资或生活成本变化的调整到管理灵活支出账户 (FSA)、健康储蓄账户 (HSA)、健康报销安排 (HRA) 等所有事务。

避免薪酬计算中的手动错误

无需通过电子邮件和电子表格手动追踪员工休假情况，系统会在员工休假时通知人力资源经理。由于员工类型多种多样（受薪、计时和合同工），因此需要以不同的方式计算工资（工资类型、工资频率、奖金、报销、作废和扣除）——所有这些都可以通过薪酬管理自动化功能实现。

与任何优秀的软件一样，此功能不仅最终节省了人力资源部门通常花费在手动更新员工总工资或执行计算上的时间，而且自动化功能还大大提高了效率并减少了人工错误。

2. 与其他系统的互操作性

如果您还没有听说过这个消息，我首先要告诉您，组织对那些无法与其常用的各种工具和平台兼容的系统不感兴趣。薪资部门不应该使用——说实话，他们也不会对那些无法整合所有用于薪资等重要流程的不同程序的系统感兴趣。

对于需要复杂的工资系统并与人力资源相关（或同等重要）软件进行通信的组织来说尤其如此，互操作性将确保不同的应用程序、模块和系统进行通信并传输重要的决策影响数据。

通过直接工资整合简化会计

借助支持集成的工资系统，组织可以轻松利用多个系统的综合功能，例如：

• 企业资源规划 (ERP) 软件，例如 SAP

• 人力资源信息系统（HRIS）

• 商业智能（BI）工具

• 会计软件

而且由于无需担心单独的接口，当需要对软件解决方案进行更改时，集成系统可以为公司的 IT 人员节省真正的时间。

3. 工资报告

许多企业面临着缺乏有效方法来监控员工工时和工资的问题。虽然拥有薪资软件系统支持的集成固然很好，但如果企业无法生成薪资报告，那么这一切又有什么意义呢？

使用BI工具进行工资分析

借助薪资报告功能，薪资系统可以汇总有关业务预算、税费、工伤赔偿和其他重要薪资数据的信息。报告由其专有的报告功能或通过BI 工具生成，为企业提供通过报告仪表板访问的薪资相关信息的概览。

此功能对中小型企业尤其有用，可以帮助他们克服对薪资数据缺乏洞察力的问题。借助收集历史数据和实时数据的BI工具，组织可以识别未来薪资决策的趋势。

用于工资报告的 BI 工具在监控大量员工并因此拥有广泛而复杂的工资流程的大型企业中也很受欢迎。

此类流程的自动化使各种规模的企业都能掌握其报告的动态——无论是外包还是内部完成。对于有意分析薪资支出并将其与现金流进行比较的组织而言，自动化也大有裨益。

4.移动和员工自助服务

员工应该能够轻松访问自己的薪酬信息。如果没有途径访问，他们就必须通过人力资源部门，等待他们的回复。这种访问限制使得查找工资信息或更新税务信息变得非常繁琐，进一步加剧了人力资源部门本已繁重的工作量。

员工可以通过移动门户访问哪些内容

员工自助服务 (ESS) 功能则让员工无需通过人力资源部门即可即时访问工资等信息。通过移动门户，员工可以访问：

• 工资单

• 带薪休假 (PTO) 余额

• 税务表格，例如 W2 和 1099

通过自助服务减少人力资源工作量

对于拥有多个办公地点的组织来说，能够访问薪资相关信息的移动 ESS 至关重要，尤其是在人力资源部门不在现场或公司员工远程办公（这种情况正变得越来越普遍）的情况下。员工无需再被迫专注于文书工作，而是可以随时随地自行更新薪资信息，例如家庭住址、银行和路由信息。

5. EFT 功能

说到员工如何领取工资，现在没人愿意再拿着纸质支票去银行了。除了丢失支票或支票欺诈的风险外，公司还要不断地开支票、装信封、分发给员工，这本身就是一笔不必要的开支。

相反，一个具备电子资金转账 (EFT) 功能的实用工资系统可以省去纸质记录，直接将工资发给员工。工资软件利用自动清算所 (ACH)系统，访问电子网络，实现直接存款——将资金直接存入员工在金融机构的账户。

电子转帐解决方案最终将实现双赢，它不仅简化了账单结算、客户管理、安全的数据库管理，还能提供定制化报告和洞察，同时还能节省员工前往银行的麻烦。对于致力于绿色环保的公司而言，消除纸质支票无疑对环境大有裨益。

6.工资税管理

工资软件的主要目标之一是确保员工工资计算时不会出现税务问题。为了避免公司出现本质上相当于逃税的错误，工资软件需要包含工资税管理应用程序。

通过彻底消除企业税务相关处罚的风险，税务管理应用程序可以：

• 自动生成必要的税务文件

  创建税表，例如 W4、W2、W3、940、941、944、1099 和 1099MISC。

• 通过精确计算避免税收处罚

  扣留资金并处理地方、州、联邦、社会保障、医疗保险/医疗补助、失业和残疾保险的扣除计算。

• 简化电子申报流程，满足地方和联邦合规要求

  提供电子报税和电子在线工资税处理，确保向地方和联邦机构无缝提交税款。

除了准确高效地创建和填写税务文件外，工资税管理应用程序还会将表格发送给适用的机构，从而无需不必要的监督即可实现整个流程的自动化。